前野保険事務所

  • 全般

コラムタイトル

効率良く成果を出す!「仕事が速い!」と言われる私たちのマイルール

リード

キャリアとプライベート、どちらも私たちの人生に欠かせないもの。仕事効率をアップさせて、限られた時間で最大のパフォーマンスを出せるのが理想ですよね。そこで今回は、“仕事ができる”と評判の働く女性3名にインタビュー。タスク管理のマイルールやとっておきのメール術、仕事時間の使い方などをたっぷり伺いました。仕事が人よりできて社内外からの信頼が厚いのに定時帰りのあの人……その秘密とは?

    • 全般
コラムサマリ

1.    こだわり仕事術でキャリアアップ!私たちのマイルール

2.本店では初の女性管理職!仕事が3倍速い秘密は、「デスク」にあり

3.即レス、ショートカット、ガジェット活用!ムダな時間をなくすこだわり仕事術

4.事務職から念願の「企画職」に!転属のきっかけになった、コンペ受賞の秘訣とは?

5.仕事の速さとたしかな結果で、「仕事ができる自分」に

本文

こだわり仕事術でキャリアアップ!私たちのマイルール

「いつも仕事に追われてバタバタ」「残業をしないとタスクを消化できない」など、仕事や働き方に関する悩みを抱えていませんか?テレワークやフレックスタイム制が浸透したここ数年、“仕事ができる人”との差を痛感している方は多いもの。「真面目に取り組んでいるのにどうして……」と悩んでいるなら、仕事ができるあの人を参考にしてみてはいかがでしょうか。

Nさん:金融機関 女性管理職(課長)

Oさん:飲料メーカー広報

Sさん:文具メーカー総合職(企画)

今回、ご自身の仕事術を教えてくれるのはこの3名。仕事ができて、周囲から信頼されていて、いつも定時に颯爽と帰る――その秘密を紐解いていきましょう。

本店では初の女性管理職!仕事が3倍速い秘密は、「デスク」にあり

<プロフィール>

Nさん(30代)

職業:地方銀行 女性管理職(課長)

マイルール:自分の“余裕”は周囲に分ける

仕事効率化の必需品は「3つのファイルボックス」

地方銀行の本店営業部にて、昨年から課長職に就いているNさん。業務量の多い本店営業部にて女性管理職が誕生するのは初めてなのだそう。今では上司から“他の人より仕事が3倍速い”と言われるNさんにも悩んだ時期があったといいます。

「銀行ではよくあることなのですが、窓口や為替、渉外と担当業務がたびたび変わるんです。ちょうど慣れたなと思ったころに異動になるため、そのたびにあっぷあっぷ。なにから手を付ければいいか分からず、長時間残業をしてなんとかすべてのタスクをこなしている状態でした。そんな状況を変えようと思って、デスクの効率化をはじめたんです」

ファイルボックスを3つ用意して、急ぎ案件順に振り分けるシステムに。同僚からチェックを頼まれたものも平積みにするのではなく、重要度やリミットを判断してもらったうえでボックスに入れてもらうようにしたそう。やるべき順番に迷わなくなり、タスク管理も容易になったことから効率化が図れたといいます。

ルーティン業務にかかる時間を計測して、余り時間を可視化!

Nさんの残業時間は、月に15時間程度。月末などの忙しい時期以外は定時に帰ることも多いそう。その秘密は、“時間の可視化”にあるようです。

「部署にもよると思いますが、銀行ではルーティン業務も多いもの。毎日こなす業務については事前に一つひとつ時間を計測して、その他の業務に使える時間を可視化できるようにしています。そのうえで1日を『午前中』『15~16時(窓口が閉まるまで)』『退勤まで』の3つに分けて、朝のうちにある程度イメトレ。かかる時間を想定できるので、突発的な仕事やトラブルが生じても慌てずに済むんです」

謎ルールは撤廃!「自分も周囲も働きやすい」環境に

「私が新卒入社したときから“電話は若手がすべて取る”がルール。一人ひとり電話番号が異なるにもかかわらず、他人にかかってきている電話を代わりに取らなければならないため、1度電話を取って内容を聞く→保留にして担当者のもとへ行く→電話内容を共有する→電話を替わるという流れだったのですが、よく考えるとかなりのタイムロスなんですよね。そこで周囲に相談のうえ、不在中以外は担当者がそのまま電話に出て対応するように。周囲からも“こっちのほうが楽ですね”と喜ばれています」

即レス、ショートカット、ガジェット活用!ムダな時間をなくすこだわり仕事術

<プロフィール>

Oさん(20代)

職業:飲料メーカー広報

マイルール: ガジェットやショートカットキーで「時産(じさん)」

ガジェットに頼りながら仕事効率を上げていく

飲料メーカーの広報として働くOさん。昨年結婚したばかりで、アフター5や土日は家族とゆっくり過ごすために充てているそう。そんなOさんの必需品は「仕事ガジェット」。最新技術をうまく活用しながら、タスク管理しています。

「効率化のため、仕事系のガジェットにはどんどん課金する主義。2022年もっとも活躍したのは、デジタルとアナログを融合させた手帳です。特殊なペンで専用の手帳に書き込むと、自動的にスマホのカレンダーに同期される優れもの。書かれた内容を画像化して送ってくれる機能もあるので、タスク漏れがぐんと減りました」

メールは即レス!手元にボールを残さないことで脳内も受信ボックスも整理

広報という職業柄、かなりの量のメールを受け取っているNさん。一時は未読メールが2桁になることもあり、返信漏れによる失敗も経験したそう。現在は、自分なりのメール術を駆使しながら“ボールは手元に残さない”を鉄則にしているのだそう。

「仕事のボールをこちら側でストップさせると、知らず知らずのうちにかなりの心理的ストレスに。自己判断できるものは即レス、確認が必要なものも『〇日までに』と期限を切ったうえで返信するように意識しています。こだわりは、即対応・対応済・保留・保存の4フォルダを作って、メールごとに振りかけていくこと。対応漏れを防ぐために、あとで対応するメールはリマインド設定するのもお決まりです」

ショートカットで時間を作る!手が覚えるまで叩き込む

「意外にもWordやExcelのショートカットを使っていない人は多いもの。実は私も半年前までそうだったんです。実際に覚えてみるとここまで時間の効率化につながるのか!と驚き。最初はPC前に付箋で貼っていたのですが、結局見て→打つでは時間がかかってしまいます。何度も繰り返して手に覚えさせました」

<Nさんも使っている、Excelショートカット>

基本のショートカット「CTRL+〇」:C(コピー)、V(ペースト)、S(上書き保存)、検索(F)

右移動:「TAB」キーで(マウス操作より速い)

半角スペース:「SHIFT」+「SPACE」(半角/全角の切り替えより速い)

<Nさんも使っている、Wordショートカット>

名前を付けて保存:「F12」(ファイルタブを開くより速い)

文字サイズを1ポイント小さく:「CTRL」+[

文字サイズを1ポイント大きく:「CTRL」+]

印刷:「CTRL」+P

テキストの配置:「CTRL」+E(中央)、「CTRL」+L(左揃え)、「CTRL」+R(右揃え)

事務職から念願の「企画職」に!転属のきっかけになった、コンペ受賞の秘訣とは?

<プロフィール>

Sさん(20代)

職業:文具メーカー企画職

マイルール:できないことや失敗は自己成長の機会!

最初は60点の出来でOK!提出物は周囲の意見を得ながらブラッシュアップ

念願の文具メーカーに就職したものの、残念ながら一般職採用だったためにバックオフィス業務の担当に。仕事時間+αを確保して社内コンペに積極的に参加することで、今春から念願の企画部に転属になったそう。そんなSさんのこだわりは、“ブラッシュアップ型の企画出し”です。

「最初はコンペの前日まで悩みに悩んで、自分が思う100点を出していました。でもそれだとあとから『ここ直したかったな』と思うことも多くて……。そこで、まずは“60点”の段階で周囲からのアドバイスをもらうことに。数日置くことで自分の中でも新しい視点が生まれ、ブラッシュアップされるんです。企画職になった現在も、締め切りの数日前にまずは第一稿を出して上司や先方から意見をもらっています。締め切り間近に大きな修正が発生するリスクも防げますし、なにより最初から100点を目指して時間をかけるよりも、60点の段階で周囲からアドバイスをもらったが効率的で仕事のスピードもアップします。密なやりとりでまわりに安心感を与えられるのも大きなメリットですね」

月1のセルフ振り返り会で「次はこうする」を明確に

「仕事での失敗は小さなもの、ヒヤリハットも含めてすべて箇条書きに。月に1回セルフ振り返り会を開催して①なぜ起こったのか、②どうしたら防げたのか、③二度目を防ぐために翌週以降なにをするのかを考えます。ときには、部内での定例会で共有することも。失敗を失敗で終わらせずに毎月振り返りの時間を持つことが、仕事の速さや周囲からの信頼を勝ち取る秘訣だと思います。」

仕事の速さとたしかな結果で、「仕事ができる自分」に

ショートカット術やメールのフォルダ分け、企画の出し方など、すぐに真似できる仕事術がたくさんありましたね。大切なのは仕事の速さだけではなく、効率化してより短い時間で結果を出す&周囲から評価を得ること。自分なりのマイルールを見つけながら、仕事を楽しんでいきましょう。

この記事の執筆協力

執筆者名

山本 杏奈

執筆者プロフィール

金融機関勤務を経て、フリーライター/編集者に転身。現在は企業パンフレットや商業誌の執筆・編集、採用ページのブランディング、ウェブ媒体のディレクションなど、幅広く担当している。

募集文書管理番号

関連コラム

  • 全般

    知っておけば一生役立つ!働く女性の仕事&私生活を守る「法律」

    日本でも女性の社会進出に当たり前になり、輝かしい活躍がみられる昨今。しかしながら、ほかの先進国と比較すると、まだまだ“ジェンダーギャップ(性別による格差)のない働き方”が浸透しきれていない部分も多いものです。実際に妊娠・出産を理由とする降格や解雇、マタニティハラスメントやセクシュアルハラスメントなど、不当かつ厳しい労働環境に置かれている女性もいます。そこで本記事では、女性を守ってくれるさまざまな法律について詳しく解説。“それはおかしい”と声を上げられるよう、頭の片隅に入れておきましょう。

  • 全般

    ネイティブも実際に使う!シーン別英語フレーズ20選

    少しずつ復活の兆しを見せる海外旅行。コロナ明けにはあの国へ行きたいなぁ…なんて、妄想を膨らませている方も多いのではないでしょうか。女性のリカレント教育(学び直し)のなかでも、とくに人気を集めているのはやはり「英会話」。便利なフレーズをいくつか知っているだけで、海外旅行やビジネスシーンでおおいに役立ちます。本記事では、海外で実際に使われる英語フレーズを“ネイティブ”がセレクト。シーン別にご紹介していきます。